Pengertian Komunikasi
Komunikasi merupakan salah satu aspek fundamental dan suatu proses esensial dalam organisasi. Komunikasi bukan hanya proses penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain, komunikasi juga harus mencakup perpindahan dan pemahaman makna. Argiris (1994, dalam Hassa dan Lina, 2009) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses dimana seseorang, kelompok, atau organisasi (sender) mengirimkan informasi (message) pada orang lain, kelompok atau organisasi (receiver).
Komunikasi mempunyai andil dalam membangun iklim organisasi yang berdampak kepada pembentukan budaya organisasi yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi titik pusat organisasi. Kinerja yang buruk dari beberapa organisasi seringkali berawal dari masalah komunikasi yang menghasilkan penyimpanan informasi dan akhirnya merugikan organisasi, anggotanya, serta orang-orang maupun kelompok-kelompok di luar organisasi seperti pelanggan. Komunikasi dapat berguna atau menjadi efektif ketika pihak-pihak yang terlibat dalam pengambilan keputusan dan informasi penting dapat memahami arti informasi ini. Komunikasi akan menjadi tidak efektif ketika orang-orang tidak menerima informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang benar atau tidak dapat menerima dengan jelas maksud informasi yang mereka terima. Kedua hal tersebut merupakan hal yang sangat penting.
Fungsi Komunikasi
Komunikasi mempunyai empat fungsi utama dalam sebuah organisasi, antara lain:
a. Memberikan informasi atau pengetahuan
Sebuah fungsi dasar komunikasi adalah untuk memberikan anggota organisasi informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif.
b. Memotivasi anggota organisasi
Motivasi adalah kunci penentu kinerja dalam organisasi dan komunikasi memainkan peran penting dalam memotivasi anggota suatu organisasi untuk mencapai tujuan mereka.
c. Mengontrol dan mengkoordinasi aktivitas kelompok
Salah satu tantangan utama bagi self-managed kerja tim adalah untuk mengurangi social loafing yaitu kecenderungan orang untuk mengerahkan sedikit usaha ketika bekerja dalam kelompok daripada ketika bekerja sendirian. Jika anggota kelompok terlibat dalam social loafing maka cara utama yang dapat dilakukan anggota kelompok yang lainnya adalah berkomunikasi dengan anggota bahwa perilaku ini tidak dapat ditoleransi. Kelompok dapat mengerahkan kontrol kepada para anggota dengan secara teratur berkomunikasi dengan mereka mengenai pentingnya mematuhi peran, peraturan, dan norma. Apabila ketergantungan tugas antar anggota kelompok meningkat maka komunikasi akan lebih diperlukan untuk mengkoordinasikan usaha mereka dalam mencapai tujuan kelompok.
d. Mengekspresikan perasaan
Salah satu fungsi yang paling penting dari komunikasi adalah memungkinkan seseorang untuk dapat mengungkapkan kepada orang lain tentang perasaan dan emosi mereka. Perasaan dan emosi dapat secara umum atau khusus dan dapat berasal dari dalam atau luar tempat kerja. Individu dan kelompok dapat lebih baik mencapai tujuan mereka jika mereka belajar mengenai cara berkomunikasi dan mengungkapkan suasana hati satu sama lain untuk mencapai suatu pemahaman umum.
Proses Komunikasi
Proses komunikasi dapat dilihat dari unsur-unsur yang berkaitan dengan siapa pengirimnya (sender), apa yang dikatakan atau dikirimkan (message), saluran komunikasi yang digunakan (medium), ditujukan untuk siapa (receiver).
a. The Sender and the Message
Pengirim merupakan individu, kelompok atau organisasi yang ingin atau memiliki kebutuhan untuk membagi informasi dengan orang lain. Hal tersebut dilakukan baik secara individu, kelompok maupun organisasi untuk mencapai satu atau lebih fungsi dari komunikasi. Kewajiban seorang pengirim dalam proses komunikasi adalah mengusahakan agar pesan-pesannya dapat diterima oleh penerima sesuai dengan kehendak pengirim.
Pesan merupakan informasi yang pengirim butuhkan atau inginkan untuk diberikan kepada orang lain. Komunikasi yang efektif bergantung pada pesan yang jelas dan berhasil dikirimkan. Pesan itu dikatakan jelas apabila didalamnya mengandung informasi yang mudah diinterpretasikan dan dipahami. Pesan dikatakan berhasil apabila pengirim dan penerima pesan mempunyai pemahaman yang sama atas informasi yang ada.
b. Encoding
Suatu pesan akan terlebih dahulu disandikan (encoding) ke dalam kata-kata atau simbol-simbol yang dapat dimengerti oleh penerima pesan sebelum pesan tersebut dikirimkan. Apapun simbol yang digunakan, tujuan utama dari pengirim adalah menyediakan pesan dengan suatu cara sehingga penerima dapat menginterpretasikan maksud sesuai dengan keinginan pengirim pesan.
c. The Medium
Media komunikasi merupakan saluran atau jalur dari suatu pesan dikodekan dan ditransmisikan kepada penerima. Terdapat berbagai macam media komunikasi yang dapat digunakan dalam lingkup organisasi. Media yang mendukung komunikasi secara verbal maupun nonverbal. Komunikasi secara verbal merupakan pertukaran informasi melalui kata-kata baik secara lisan maupun tulisan. Media yang dapat digunakan untuk pesan yang dikodekan kedalam kata-kata adalah berupa komunikasi oral face to face, komunikasi oral dengan menggunakan telepon, hand phone, serta penggunaan komunikasi dengan menggunakan internet seperti Skype yang difasilitasi aplikasi utuk melakukan video call atau telepon langsung.
Komunikasi secara tertulis berlangsung dengan menggunakan memo, note, surat, hasil laporan yang dapat dikirimkan dengan menggunakan e-mail dan fax. Saat ini juga terdapat aplikasi dalam komputer yang dapat mengubah kata-kata yang telah diucapkan menjadi kata-kata yang tertulis. Selain penggunaan media internet, komunikasi juga dapat menggunakan media intranet atau jaringan komputer seluruh perusahaan. Sebuah perusahaan dapat memilih menggunakan media ini untuk memudahkan dalam mengakses informasi sesuai dengan kebijakan perusahaan. Layanan yang diberikan pada media intranet juga dapat diatur sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Pemilihan penggunaan media akan bergantung pada kebutuhan dan kondisi kegiatan komunikasi. Efektifitas media komunikasi juga bergantung pada kemampuan media komunikasi dalam mengirimkan pesan hingga dapat diterima oleh penerima dengan demikian setiap media komunikasi akan memiliki keuntungan dan kerugian. Terdapat dua pedoman yang dapat digunakan dalam memilih media komunikasi yaitu, pertama penerima diketahui mampu memonitor media yang dipilih sehingga penerima dapat dengan teratur menjawab pesan yang disampaikan; kedua adalah memilih salah satu jenis media yang sesuai dengan jenis pesan yang akan disampaikan kepada penerima. Efektifitas media komunikasi juga dapat dilihat dari jumlah informasi pada media komunikasi yang dapat diterima dan dipahami oleh penerima.
Face to face merupakan cara komunikasi yang memiliki keberagaman informasi paling banyak yang dikirimkan pada penerima karena penyampaian pesan didukung dengan pesan nonverbal seperti geasture, body language, dan ekspresi wajah. Komunikasi ini juga mengizinkan penerima untuk memberikan feedback secara langsung dan selanjutnya pengirim dapat mengklarifikasi adanya informasi yang ambigu secara langsung pula sehingga pemahaman akan pesan dapat dicapai.
Terdapat jenis komunikasi lain yaitu komunikasi nonverbal yang tidak menggunakan kata-kata sebagai media komunikasinya. Komunikasi nonverbal merupakan pertukaran informasi dengan menggunakan ekspresi wajah, bahasa tubuh dan model berpakaian. Penerima pesan hendaknya memperhatikan nada suara, sikap, ekspresi wajah, suasana hati dan emosi pengirim pesan untuk memahami komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal sendiri berfungsi untuk membantu penerima dalam menginterpretasikan arti yang sebenarnya dari pesan.
Jaringan Komunikasi
Jaringan komunikasi merupakan kumpulan alur informasi dalam suatu kelompok atau organisasi. Jaringan komunikasi kelompok terdiri atas wheel, chain, circle dan all-channel (George, Jones: 408.2012). Jaringan komunikasi wheel merupakan jaringan komunikasi yang didalamnya terdapat group leader dan group member. Informasi diberikan pada group leader yang berfungsi sebagai pusat kelompok. Group leader memiliki fungsi untuk menyalurkan, memberi dan menerima informasi dari anggota group lain atau atasannya namun anggota group tidak dapat bertukar informasi secara langsung dengan anggota lain dalam satu group. Jaringan komunikasi chain menggambarkan alur komunikasi pada satu kelompok dengan susunan berupa hirarki naik atau turun dari satu level ke level lain. Jaringan komunikasi circle memiliki alur komunikasi seperti lingkaran. Anggota kelompok dapat membagi informasi hanya dengan anggota kelompok yang berada disampingnya ketika dilakukan pertemuan. Jaringan komunikasi all-channel merupakan jaringan yang tiap anggotanya dapat berinteraksi satu sama lain secara langsung. Setiap anggota dapat mengkomunikasikan informasi kepada tiap anggotanya.
Jaringan komunikasi organisasi memiliki berbagai macam hirarki. Komunikasi dapat mengalir ke atas maupun ke bawah pada hirarki organisasi yaitu dari bawahan ke atasan. Jaringan komunikasi organisasi mengadaptasi bentuk komunikasi secara formal namun pada beberapa situasi tertentu komunikasi secara informal juga digunakan. Komunikasi informal banyak digunakan pada organisasi karena dapat memastikan anggota organisasi untuk mengerjakan pekerjaan lebih efektif. Pola komunikasi yang digunakan seringkali berkembang dengan perubahan informasi yang mereka butuhkan. Setidaknya terdapat 3 jenis jaringan komunikasi informal yaitu Advice network merupakan bentuk komunikasi informal yang menyediakan informasi bersifat teknis, trust network merupakan bentuk komunikasi yang memberikan informasi yang bersifat pribadi atau sensitif dan communication network merupakan bentuk komunikasi yang memberikan informasi permasalahan perusahaan dalam kehidupan sehari-hari.
Hambatan-hambatan Komunikasi
Terdapat beberapa hambatan dalam mencapai komunikasi yang efektif. Berikut ini adalah beberapa jenis hambatan tersebut, yaitu:
a. Poor Listening
Banyak orang yang lebih suka berbicara daripada mendengarkan orang lain berbicara padahal untuk mencapai komunikasi yang efektif dibutuhkan pemahaman akan informasi dari kedua belah pihak. Menjadi pendengar yang baik berarti dapat menanyakan kembali dengan mengulang poin-poin penting dan mengklarifikasi pemahaman mereka atas informasi yang diterima.
b. Lack of or inappropriate feedback
Kesalahan komunikasi seringkali terjadi karena pengirim gagal atau menggunakan cara yang salah dalam menawarkan feedback. Hal tersebut dapat terjadi ketika pengirim mempunyai feedback berupa pandangan negatif karena pengirim tahu bahwa penerima itu juga akan mempunyai rekasi yang negatif.
c. Rumors and the grapevine
Merupakan informasi informal dan terdapat penyebaran cerita dalam anggota organisasi tentang kegiatan organisasi yang menarik atau penting. Rumor dapat berkembang dengan cepat dalam jaringan komunikasi dan apabila rumor tersebut muncul biasanya sulit untuk dihentikan meskipun informasi tersebut merupakan informasi yang salah.
d. Workforce Diversity
Keberagaman dapat menjadi penghalang komunikasi yang efektif ketika anggota dalam kelompok atau organisasi gagal memberikan respect dan apresiasi terhadap sudut pandang orang lain.
e. Differences in cross-cultural linguistic style
Individu yang berasal dari budaya yang berbeda ketika berinteraksi sering kali terjadi kesulitan komunikasi karena adanya perbedaan gaya linguistik. Gaya linguistik adalah karakteristik seseorang ketika berbicara termasuk tinggi-rendahnya suara, volume, kecepatan, penggunaan jeda, secara langsung atau tidak langsung, pemilihan kata-kata, maupun pemilihan pertanyaan atau humor. Dalam konteks lintas budaya perbedaan gaya linguistik dapat mengarah pada banyak kesalahpahaman.
f. Filtering and information distortion
Penyaringan terjadi ketika pengirim tidak memberikan informasi secara utuh karena dia berpikir bahwa penerima informasi tidak membutuhkan informasi tersebut atau tidak ingin menerima atau mengetahuinya.
Sumber:
George, M.J, Jones, G.R. (2012). Understanding and Managing Organizational Behavior. (6th ed.). New Jersey: Pearson Education.
Griffith, D.A., (2002). The role of communicayion competencies in international business relationship development. Journal of World Business, 37 (4), 256-265.
Efektivitas Komunikasi dalam Organisasi. Jurnal Manajemen, Vol 7. No. 4. Fakultas Ekonomi UPN Veteran Yogyakarta dan Universitas Kristen Maranatha Bandung